دورکارآ

دورکاری، بایدها و نبایدها

همانطور که پیش از این عنوان شد، نباید شتابزده درخصوص نحوه ی راه اندازی دورکاری تصمیم گرفت. چه بسا راحت ترین راه ارائه دسترسی RDP یا Remote Desktop Protocol برای کاربران باشد به نحوی که کاربر مستقیم بتواند به دسکتاپ خود لاگین (وارد) شود، در این صورت بسیاری از مخاطرات خواسته یا ناخواسته میتواند امنیت شبکه و اطلاعات آنرا به شکل جدی تهدید نمیاد.

دورکاری بایدها:

آنچه در دورکاری باید مد نظر مدیران شبکه و منابع انسانی قرار بگیرد موراد زیر میتواند باشد:

- تامین امنیت ارتباط بین کاربر دورکار و شبکه سازمان به نحوی که انواع اختلال ها و موارد hack مانند شنود، تغییر اطلاعات، ربودن حساب کاربری و . اتفاق نیافتد.

- پرسنل دور کار باید بتواند با یک اینترنت معمولی به سرویس ها و اطلاعات مجاز خود در شبکه ی سازمان دسترسی داشته باشد.

- پرسنل دور کار باید بتواند در زمانهای تعیین شده بدون بروز توقف intrupt به سرویس های تعریف شده دسترسی داشته باشد

- سرعت عملکرد دسکتاپ یا سرویسهای مجازی باید در حد قابل قبولی با سرعت سرویسها در زمانی که پرسنل به طور حضوری در محل کار خود حاضر میباشد قابل مقایشه باشد. در واقع دسترسی و عملکرد نرم افزار ها نباید در حالت دور کاری تفاوت محسوسی در عملکرد و سرعت داشته باشند.

درورکاری نباید ها:

- بسیاری از کافرمایان و مدیران تمایل ندارند اطلاعات شرکت به سیستم شخصی کاربران منتقل شود. از این رو راه اندازی سرور RDP شاید گزینه ی مناسیب برای سازمانهای اینچنینی نباشد.

- بستر دور کاری نباد به نحوی باشد که کاربران احساس کنند هیچ کنترلی بر نحوه ی عملکرد یا ساعتهای کاری شان وجود ندارد.

موارد فوق و بسیاری موارد دیگر بنا بر رویه های سازمانی، شکل های گوناگونی از دور کاری را موجب میشود که خوشبختانه گروه حرفه ای دورکارآ ضمن امکان ارائه مشاوره های تخصصی، کارفرمایاان را یاری خواهد نبود که بهترین راه کار سفارشی شده با مقتضایت بنگاه و سازمان خود را برگزیده و پیاده سازی نمایند.

زیرساخت های مورد نیاز دورکاری

در این نوشتار قصد نداریم که موضوع دور کاری Teleworking را به صورت بنیادی و تحلیلی بررسی نماییم. بلکه چند سناریوی محتمل که منطبق با فضای کسب و کار سازمانهای متوسط ایران میباشد را مورد بررسی قرار خواهیم داد.

سناریوی اول:

اام اجرای دور کاری با توجه به ضرورت های پیش آمده.

فرض کنیم به علت بروز یک اپیدمی مانند کرونا-19، حاکمیت و بنگا های کاری تصمیم میگیرند که کارکنان و پرسنل مجموعه از طریق دورکاری کارهای خود را انجام دهند. این تصمیم ممکن است با چالشهایی همراه باشد، مخصوصا برای پرسنلی که نیاز به دسترسی به کامپیوتر و اطلاعات دارند. بدین منظور زیرساختهایی لازم میباشد که شاید مهمترین آنها یک شبکه ی کامپیوتری، اینترنت نسبتا پرسرعت و قابل اطمینان باشد. اما پیش از آن تامین امنیت ارتباط و تبادل اطلاعات در بستر دور کاری میباشد. در این سناریو معمولا زیرساخت های زیر شبکه سفارشی شده برای دورکاری مانند VDI در سازمان ها طراحی و پیاده سازی نشده است و به عنوان اولین اقدام تامین بستری مطمئن و سریع جهت دسترسی به دسکتاپ کاربر مساله ی اصلی خواهد بود.

سناریوی دوم:

پیش بینی دورکاری برای پرسنلی که میتوانند وظایف خود را به صورت Remote انجام دهند.

در این سناریور صاحبان مشاغل به منظور ارتقاء بهره وری سازمان با رویکرد صرفه جوی در فضای استقرار پرسنل و هزینه های مرتبط درو کاری را به عنوان یک راه حل انتهاب مینمایند. در این روش با توجه به اینکه قاعدتا از مشاورهای دورکاری و کارشناسان مجرب در حوزه ی فناوری اطلاعات استفاده شده است، حداقل های مورد نیاز فراهم خواهد بود. حداقل ها میتواند زیرساخت شبکه ی اطلاعات، اینترنت و VPN، سرویس های مورد نیاز جهت شناسایی کاربر مانند Active Directory و . باشد.

اما وما زیر ساختهای پیشرفته جهت مجازی سازی مانند VDI و VPN سرورهای پیشرفته و پیکره بندی یک دیتا سنتر پیشرفته میتواند در این سناریو مد نظر نباشد.

سناریوی سوم:

اتخاذ یک استراتژی منسجم جهت استقرار پرسنل و رویه های کاری به صورت دورکاری

در این سناریو طراحی یک دیتا سنتر Data Center و زیرساختهای حرفه ای جهت تامین بستر لازم برای کاربران و پرسنل سازمان به نحوی که دسکتاپها و منابع شبکه در بر اساس AAA که مخفف Authentication, Authorization, Accountability مباشد در دستر پرسنل قرار گیرد. بدین منظور که ابتدا کاربر شناسایی شود، سپس بر اساس شناسایی انجام شده مجوز های لازم جهت دسترسی به منابع اعطا و در نهایت عملکرد پرسنل در شبکه قابل بررسی و رد گیری باشد.

مزایا و معایب دور کاری

با توجه به موارد عنوان شده به عنوان دلایل روی آوردن کسب و کارها به شیوه ی دور کاری، مزایا و معایب مرتبط نیز میتواند متفاوت باشد به عنوان مثال وقتی به علت بروز یک اپیدمی مانند کرونا-19 راه کاری جز دورکاری باقی نمی ماند، مزایا و معایب با زمانیکه دور کاری به عنوان یک استراتژی جهت کاهش هزینه ها و بالابردن بهره وری انتخاب میشود متفاوت خواهد بود.

با این حال مزایا و معایب دور کاری در سطوح فردی و اجتماعی قابل بررسی میباشد که به صورت خلاصه به برخی از آنها اشاره میشود

مزایای دورکاری:

- کاهش ترافیک شهری و هزینه های ایاب و ذهاب

- کاهش هزینه های استقرار پرسنل (کاهش فضای مورد نیاز)

- کاهش ریسک های ایاب و ذهاب

- بالا بردن بهره وری کاربران در محیط کاری کم استرس 

- امکان به کار گیری نیروی کار مورد نیاز بدون در نر گرفتن محدودیت های فاصله

- امکان سنجش عملکرد پرسنل بر اساس خروجی کار و نه فقط اوقات کاری تخصیص داده شده

- امکان بهره گیری کارمد تر از کارکنانی که معلولیت جسمی دارند

- بالاتر بردن سطح ایمنی پرسنل

معایب دور کاری:

- چالش نظارت بر کارکنان در ساعات کاری

- نیاز به زیرساخت  های ارتباطی با قابلیت و ظرفیت بیشتر نسبت به کار حضوری (اینترنت پرسرعت تر، استفاده از uPS و.)

- نیاز به سواد بیشتر پرسنل در زمینه IT

- چالش های رفع مشکل تجهیزات IT کاربران در منزل 

با توجه به خلاصه ی تیتیر وار مزایا و معایب دور کاری، به نظر میرسد در خصوص مشاغل و کسب و کارهایی که انجام دور کاری میسر میباشد، محاسن و مزایای این روش نوین فرصتی برای کارفرمایان خواهد بود تا تحول مثبتی در شیوه ی مدیریت نیروی انسانی خود ایجاد نمایند و از همین گذار شیوه های سنتی مدیریتی خود را اصلاح و بروز نمایند. 

بدیهی ست انجام تغییر در پیکره نیروی انسانی سازمان همواره در ابتدا دارای چالش های متعددی خواهد بود، اما با اتخاذ شیوه های نوین مدیریت و ابزارهای فناوری اطلاعات چالش ها به فرصت تبدیل خواهند شد. 

دلایل استفاده از دور کاری (چرا دورکاری؟)

با توجه به دلایل انتخاب دورکاری، چالش ها و مزایای آن میتواند متفاوت باشد

مهمترین دلایلی که یک کسب و کار یا سازمان دورکاری را به عنوان روش کار برای کل یا بخشی از مجموعه ی نیروی انسانی خود انتخاب میکند به شرح زیر میباشد:

1 - بروز یک رخداد:

بروز یک رخداد مانند جابجایی موقت محل کار، یا یک حادثه مانند اسیب دیدن بخش یا کل ساختمان اداری (کاری)، یا یک فاجعه مانند سیل، آتش سوزی جنگ و . و یا بروز یک اپیدمی و بیماری واگیر در سطح محلی یا بین المللی میتواند از دلایل عمده ی روی آوردن به اتخاذ تصمیماتی شود که دورکاری راه حل ادمه حیات سازمان یا کسب و کار باشد.

2- تعدیل هزینه ها

هزینه های تامین و نگهدری فضای مورد نیاز جهت استقرار پرسنل به عنوان بخش مهم و تاثیر گذار در قیمت تمام شده ی کالا و خدمات می باشد. درصورتیکه کسب و کارها بتوانند با اتخاذ رویکرد کارآمد روش های بهینه دورکاری را برای پرسنل برگزینند میتوانند در بازارهای رقابتی از قیمت تمام شده محصول خود (کالا/خدمات) دفاع نماییند.

3- انتخاب دورکاری به عنوان یک استراتژی

شاید این دلیل یعنی انتخاب روشهای بهینه ی دور کاری به عنوان یک استراتژی و راهکار، مهمترین دلیل استفاده از Telework و دورکاری در جوامع پپیشرفته ی صنعتی باشد. جایی که کاهش استرس کاری پرسنل، کاهش هزینه های استقرار پرسنل و استفاده از شاخص های پیشرفته جهت ارزیابی کارایی پرسنل بتواند بهره وری را ارتقاء دهد، استفاده از دورکاری نه به عنوان یک انتخاب بلکه به عنوان یک ضرورت میتواند گزینه ای ناگزیر برای مدیران منابع انسانی و کسب و کارها باشد.

موارد ذکر شده ی فوق به عنوان اصلی ترین دلایل جهت انتخاب دورکاری به عنوان یک راهکار یا یک استراتژی در عصر حاضر میباشد. در پست های بعدی روشهای مختلف دور کاری متناسب با انواع سازمانها و کسب و کارها به طور خلاصه بررسی خواهد شد.